Justificatifs des frais engagés
Pour ouvrir droit à la réduction d'impôt, la nature et le montant des frais engagés doivent être justifiés et le bénévole doit en avoir expressément refusé le remboursement.
L'association est en conséquence tenue de conserver dans sa comptabilité :
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les justificatifs des frais (billets de train, factures, notes de péage, détail du nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel, etc.),
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et la déclaration de renonciation au remboursement de ses frais par le bénévole.
Chaque pièce justificative doit mentionner précisément l'objet de la dépense ou du déplacement.
L'abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d'une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais telle que : Je soussigné (nom et prénom de l'intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don.
Dépenses liées à l'utilisation d'un véhicule personnel
Lorsque le bénévole n'est pas en mesure de justifier du montant effectif des dépenses relatives à l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, ses frais sont évalués forfaitairement en fonction d'un barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations.
Ce barème s'applique indépendamment :
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de la puissance fiscale du véhicule automobile ou de la cylindrée des vélomoteurs, scooters ou motos,
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du type de carburant utilisé,
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et du kilométrage parcouru pour l'activité bénévole.
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Véhicule automobile
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Vélomoteur, scooter, moto
0,316 € par kilomètre parcouru (en 2018 déclaré en 2019)
0,123 € par kilomètre parcouru (en 2018 déclaré en 2019)